Hvordan får et værk eller en lydoptagelse status som forældreløst værk og bliver registreret i databasen?

Hvis en begunstiget organisation som f.eks. et bibliotek ønsker, at et værk, som findes i dets samling, skal have status som forældreløst værk, skal der først udføres en omhyggelig søgning efter rettighedshaverne.

Herefter registrerer organisationen sig i databasen hos OHIM og indtaster de krævede oplysninger om det forældreløse værk. Oplysningerne er ikke tilgængelige for offentligheden endnu. Via et elektronisk system videresendes der nu information til Kulturministeriet i Danmark om, at en organisation har indtastet oplysninger om et forældreløst værk i databasen.

Kulturministeriet er herefter som nationalt kontaktpunkt ansvarlig for at ”videresende” oplysningerne til OHIM med henblik på offentliggørelse i databasen. Systemet kan virke snørklet, men det skyldes, at det er et juridisk krav, at Kulturministeriet så at sige agerer som mellemled mellem den begunstigede organisation og databasen.

Kulturministeriet er ikke ansvarlig for at gennemgå de indtastede oplysninger eller godkende rigtigheden af oplysningerne. Det er den begunstigede organisation, der er ansvarlig for, at søgningen rent faktisk er omhyggelig, og at de øvrige betingelser er opfyldt.